Un sistema de facturación, no solo un emisor de comprobantes
Cumplir con Hacienda es el requisito mínimo: armar el XML con la estructura exacta que el Ministerio pide, firmarlo con el certificado de la empresa, enviarlo y quedar pendiente de la respuesta. Pero una empresa que factura también compra, cobra, guarda mercadería y necesita saber al cierre del mes cuánto vendió. Este servicio cubre las dos cosas: el trámite con Hacienda y la operación que hay alrededor.
Se contrata por planes, según cuántos documentos emita al año o con emisión ilimitada por mes, y hay tarifas distintas para persona física y para persona jurídica. La tabla completa está más abajo en esta misma página.
Qué gana con este servicio
Un sistema en línea que cumple con la normativa vigente de Hacienda.
Cumple con Hacienda
Emisión y recepción de comprobantes electrónicos conforme a la normativa.
Todos los documentos
Factura, tiquete, notas de crédito y débito, factura de compra, exportación y proformas.
Cien por ciento en línea
Trabaja sobre los recursos del servidor y no sobre la computadora del usuario.
Historial y trazabilidad
Cada documento queda registrado, con acceso controlado por usuario.
Qué puede emitir
- Factura electrónica, para la venta a un cliente identificado con su cédula
- Tiquete electrónico, para la venta de mostrador en la que el cliente no pide factura
- Nota de crédito, para anular o corregir hacia abajo un comprobante ya enviado
- Nota de débito, para cobrar lo que faltó en un comprobante anterior
- Factura de compra, para comprarle a quien no emite comprobante electrónico
- Factura de exportación, para la venta fuera del país
- Proforma, que no es un comprobante ante Hacienda pero se convierte en factura cuando el cliente acepta
Emitir es la mitad del trabajo: también hay que recibir
Cada proveedor que le vende le manda su comprobante electrónico, y una factura hay que responderla ante Hacienda: aceptada, aceptada parcialmente o rechazada. El sistema recibe esos comprobantes y le deja contestarlos desde la misma pantalla, sin armar el mensaje de aceptación a mano.
Los XML pueden llegar de dos maneras: reenviados al correo que el sistema habilita para eso, o subidos en un archivo comprimido con todos de una vez. Y para el gasto que no trae comprobante electrónico —un recibo, una planilla de servicios— está el módulo de gastos, que lo registra igual para que el mes cierre completo.
Lo que viene alrededor de la factura
El cliente no se digita dos veces: se busca por cédula, el sistema la consulta en línea y trae el nombre y el tipo de contribuyente ya validados. De ahí en adelante cada cliente tiene su ficha, con su historial de compras y sus condiciones.
El inventario se mueve con la venta: cada factura descuenta existencias, y la administración es por bodega, con tarifas, impuestos, costos, precios de venta y lo que haya disponible en cada una.
Y los reportes salen de lo que ya está adentro: lo emitido, lo recibido, lo pendiente de cobro, el movimiento por período. Se consultan en pantalla y se descargan en los formatos disponibles para pasárselos al contador sin volver a armarlos.
Cuando Hacienda cambia la normativa
La estructura del comprobante, los catálogos y las validaciones cambian cada cierto tiempo, y cuando cambian hay que ajustar el sistema que los emite. Eso le toca al sistema, no a usted: se actualiza para cumplir con la versión vigente, es parte del servicio y no implica trabajo de su lado ni un cobro aparte.
En el navegador, desde cualquier equipo
El sistema corre en el servidor y se usa desde el navegador, así que da lo mismo si la computadora es Windows, Mac o Linux, o si está facturando desde el teléfono en la calle. No hay que instalar nada ni depender de un equipo en particular: si se daña la máquina, se factura desde otra.
Eso también quiere decir que todos trabajan siempre sobre la misma versión —las mejoras se aplican en el servidor y aparecen solas— y que varias personas pueden facturar a la vez, cada una con su usuario y viendo lo que le corresponde.
Cómo lo trabajamos
El certificado y el catálogo
Se carga una sola vez el certificado de la empresa y sus datos ante Hacienda, y se arma el catálogo de productos o servicios con sus precios e impuestos. De ese catálogo sale cada línea de cada factura, así que es el paso que más conviene hacer con calma: lo que entre incompleto se arrastra a todo lo que se emita después.
Los casos que se salen de la norma
Descuentos especiales, ventas a crédito con plazos distintos al estándar, productos que se facturan sin estar en inventario. Se definen antes de arrancar, porque si no cada persona los resuelve a su manera y después los reportes no cuadran.
A facturar, con soporte detrás
Los primeros comprobantes se emiten acompañados, para ver en vivo que todo sale aceptado. De ahí en adelante queda el soporte para las dudas, para los casos nuevos que aparezcan y para los cambios de normativa.
Los módulos que lo componen
Facturación electrónica
emitir facturas, tiquetes y notas, y ver el estado de cada comprobante
Compras
recibir los comprobantes de los proveedores y responderlos ante Hacienda
Gestión de inventario
que la venta descuente existencias y el costo se actualice con la compra
Clientes
la ficha del cliente con sus datos fiscales ya validados
Reportes
lo emitido, lo recibido y lo pendiente, en reportes que se exportan
Preguntas frecuentes
Sí. El sistema emite y recibe comprobantes electrónicos conforme a la normativa vigente de Hacienda, con la validación y el envío que la ley exige.
Factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito, nota de débito, factura de compra, factura de exportación y proformas.
No. El sistema trabaja cien por ciento en línea y usa los recursos del servidor, no los de su equipo. Solo necesita un navegador y conexión a internet.
Sí, admite múltiples usuarios con acceso controlado: cada quien entra con su cuenta y ve lo que le corresponde, y queda el historial de cada documento.