Emisión de comprobantes electrónicos
Facturar electrónicamente en Costa Rica significa armar un XML con la estructura exacta que pide Hacienda, firmarlo, enviarlo y quedarse esperando la respuesta. Nada de eso debería ser su problema. Usted escoge el producto, pone la cantidad y cobra; el comprobante sale firmado, viaja a Hacienda y usted ve en pantalla si quedó aceptado.
La normativa de Hacienda cambia, y cuando cambia hay que ajustar el formato del comprobante, los catálogos y las validaciones. Eso le toca al sistema, no a usted. Si la estructura cambia, se actualiza y su empresa sigue facturando.
Y en el mostrador lo que importa es la velocidad: buscar el producto, cobrar y entregar. Que detrás se arme un XML, se firme con un certificado y se envíe a un servicio del Ministerio es un detalle que el cliente que está esperando no tiene por qué notar.
Qué incluye
Todos los documentos que la ley pide: factura y tiquete electrónicos, notas de crédito y de débito, factura de compra y de exportación
El cliente se busca por cédula y los datos vienen de Hacienda, sin teclearlos
Firma y envío automáticos, con el estado de cada comprobante a la vista
Reenvío del comprobante al correo del cliente cuando hace falta
Cien por ciento en el navegador: sin instalar nada ni depender de una computadora en particular
Varias empresas en el mismo sistema, cada una con su propia facturación
Cómo funciona
Se carga una vez el certificado de la empresa y sus datos ante Hacienda. A partir de ahí, cada comprobante que emite sale firmado y se envía solo.
Al facturar, el cliente se busca por cédula: el sistema la consulta y trae el nombre y el tipo de contribuyente ya validados. Después se agregan las líneas, se elige la forma de pago y se emite.
Cada comprobante muestra en qué estado está —enviado, aceptado o rechazado— y, si Hacienda lo rechaza, cuál fue el motivo. Nada queda en el limbo sin que usted se entere.
Para quién es
Le sirve a cualquier negocio que emita facturas, pero el salto se nota sobre todo en los que hoy facturan en hoja de cálculo o talonario y llevan el inventario aparte. Ahí es donde la doble digitación consume más tiempo y donde aparecen las diferencias entre lo que dice el papel y lo que hay en bodega.
También es el punto de partida natural para un negocio que va a ir sumando módulos: casi todo lo demás del sistema se apoya en la información que nace en la factura.
Cómo se implementa
Lo primero es definir el catálogo de productos o servicios con sus precios e impuestos, porque de ahí sale cada línea de la factura. Si ese catálogo entra incompleto, el problema se arrastra a todas las facturas que se emitan después.
Lo segundo es acordar cómo se manejan los casos que se salen de la norma: descuentos especiales, ventas a crédito con plazos distintos al estándar, productos que se facturan sin estar en inventario. Definirlo antes evita que cada persona resuelva a su manera y que después los reportes no cuadren.
Se integra con
Gestión de inventario
descuenta las existencias en el momento de facturar
Cuentas por cobrar
genera el saldo pendiente cuando la venta es a crédito
Clientes
toma los datos y las condiciones comerciales de cada cliente
Reportes
alimenta los reportes de ventas y de márgenes
Preguntas frecuentes
No. Se carga el certificado de su empresa una sola vez y a partir de ahí el sistema arma el XML, lo firma y lo envía. Usted solo factura.
Factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito, nota de débito, factura de compra y factura de exportación. También proformas, que no son comprobantes pero se convierten en factura.
Escribe la cédula y el sistema la consulta en línea: el nombre y el tipo de contribuyente llegan ya validados, sin teclearlos ni arriesgarse a un error que haga rechazar el comprobante.
Cada comprobante muestra su estado en pantalla. Si fue rechazado, se indica el motivo para poder corregirlo, en lugar de dejarlo pendiente sin explicación.
El sistema se actualiza para cumplir con la versión vigente. Es parte del servicio y no implica trabajo de su lado.
No. Funciona en el navegador, así que puede facturar desde cualquier computadora con internet, sin depender de un equipo en particular.