CRM: ficha de cliente e historial
Cuando un cliente llama, lo que decide la conversación es lo que usted sepa de él: si compra seguido, si tiene saldo pendiente, qué precio se le hizo la última vez, qué quedó pendiente de la llamada anterior. Si esa información está repartida entre una hoja, un cuaderno y la memoria de alguien, cada llamada empieza de cero.
El historial cambia la conversación. Saber que alguien compra todos los meses desde hace tres años, o que arrastra una factura vencida, no es un dato de archivo: es lo que define si se le da crédito, qué precio se le hace y con qué tono se le llama.
Y cuando la información vive en el sistema y no en la cabeza de quien atiende, cualquiera puede atender bien a ese cliente. Incluso quien entró el mes pasado.
Qué incluye
Ficha con datos de contacto y datos fiscales listos para facturar
Historial completo: qué compró, cuándo y cuánto pagó
Condiciones propias por cliente: precio, crédito y descuentos
Saldo pendiente a la vista, con lo vencido separado de lo por vencer
Seguimiento de las conversaciones y de lo que quedó pendiente
Segmentación para saber quién compra, quién dejó de comprar y quién debe
Cómo funciona
El cliente se registra una vez, con sus datos fiscales listos para facturar. A partir de ahí, cada venta, cada pago y cada documento se asocia a su ficha sin trabajo extra.
Las condiciones comerciales se definen por cliente: su lista de precios, su plazo de crédito, sus descuentos. Al facturar se aplican solas, sin que haya que acordarse.
El seguimiento guarda lo conversado y lo pendiente, de modo que la próxima vez que llame, quien conteste sepa en qué quedaron.
Para quién es
Le sirve a todo negocio, pero el cambio se nota más donde hay varias personas atendiendo, porque es lo que evita que cada quien le dé condiciones distintas al mismo cliente.
También a negocios con clientes recurrentes, donde conocer el historial de compras permite anticipar qué va a necesitar y cuándo, en lugar de esperar a que llame.
En negocios que venden a crédito es directamente indispensable: sin la ficha del cliente con su límite y su comportamiento de pago, la decisión de seguir dándole crédito se toma a ciegas.
Cómo se implementa
Conviene depurar la base antes de cargarla. Los listados viejos suelen traer clientes duplicados, datos fiscales desactualizados y contactos de personas que ya no trabajan ahí; cargarlos tal cual traslada el desorden al sistema nuevo.
También hay que definir qué información es obligatoria al crear un cliente. Si el dato fiscal es opcional, aparecerán clientes a los que no se les puede facturar, y el problema se descubre en el peor momento.
Se integra con
Facturación electrónica
aporta los datos fiscales y las condiciones de cada venta
Cuentas por cobrar
define el plazo y el límite de crédito
Cotizaciones
guarda el historial de lo cotizado a cada cliente
Tickets de asistencia
vincula las solicitudes de soporte con el cliente que las hizo
Preguntas frecuentes
No hace falta: escribiendo la cédula el sistema la consulta y trae el nombre y el tipo de contribuyente validados, listos para facturar.
Sí. Cada cliente puede tener su lista de precios, su plazo de crédito y sus descuentos, y se aplican solos al facturar.
Sí, con el saldo pendiente separado entre lo vencido y lo que aún no vence, para saber a quién hay que cobrar primero.
Sí. El seguimiento guarda las conversaciones y lo que quedó pendiente, de modo que la próxima vez no se empieza de cero.
Sí. La segmentación permite distinguir a quien compra seguido de quien lleva tiempo sin aparecer, que suele ser el cliente que vale la pena llamar.
Sí, el historial muestra tanto lo comprado como lo pagado, así que se ve la relación completa y no solo las ventas.