Compras con importación de XML
En Costa Rica cada proveedor que le vende le manda un comprobante electrónico en XML. Ese archivo ya trae todo —el detalle línea por línea, los impuestos, el total, la fecha— y aun así la mayoría de las empresas lo vuelve a digitar a mano. Este módulo deja de pedirle eso: toma el XML y arma la compra con lo que el archivo ya dice.
Digitar facturas de compra es de los trabajos más tediosos y más propensos a error de una oficina: números largos, muchas líneas, impuestos que cuadrar. Y es un trabajo que no agrega nada, porque esa información ya venía escrita en el archivo que el proveedor mandó.
Cuando las compras entran solas, dejan de acumularse. El inventario refleja lo que de verdad hay, las cuentas por pagar están al día y el costo de cada producto es el real, no el que alguien recuerda. Y nadie se queda hasta tarde pasando facturas.
Qué incluye
Descarga automática desde su correo: el sistema revisa el buzón y baja los XML que envían los proveedores
Importación del archivo XML, para cuando el comprobante le llega por otra vía
Registro manual, para la compra que no trae comprobante electrónico
Vista previa antes de registrar: ve qué va a entrar y lo confirma
Aceptación o rechazo del comprobante ante Hacienda desde la misma pantalla
Actualización del inventario y del costo con la entrada de la mercadería
Historial de compras y de precios por proveedor y por producto
Cómo funciona
La vía principal es el correo. Usted indica el buzón donde sus proveedores le envían los comprobantes y el sistema lo revisa solo, baja los XML que encuentra y los deja listos en la bandeja de compras. No hay que reenviar nada ni abrir adjuntos uno por uno.
Si un comprobante le llegó por otro lado —en una memoria, por mensaje, descargado del portal del proveedor— se sube el XML y el resultado es el mismo. Y si la compra no tiene comprobante electrónico, se registra a mano con el formulario de siempre.
Venga como venga, antes de registrar se muestra la vista previa: proveedor, detalle, impuestos y total, tal como quedarán. Al confirmar, la compra queda registrada, el inventario entra y la obligación aparece en cuentas por pagar.
Para quién es
Le sirve a cualquier negocio que compre para revender, y especialmente a los que trabajan con varios proveedores para el mismo producto, donde comparar precios sistemáticamente tiene impacto directo en el margen.
También a negocios que importan, donde entre el pedido y la llegada pasan semanas y hace falta saber en todo momento qué está en tránsito.
En empresas donde varias personas pueden comprar, el módulo además define un procedimiento común y evita que cada quien negocie por su lado sin que nadie tenga el panorama completo.
Cómo se implementa
Conviene arrancar registrando los proveedores activos con sus condiciones reales de pago, porque esa información es la que después alimenta la programación de pagos y la proyección de salidas de efectivo.
También hay que definir quién puede autorizar una compra y a partir de qué monto. Ese control es la diferencia entre un módulo de compras y una lista de pedidos sin supervisión.
Se integra con
Gestión de inventario
la recepción de mercadería suma las existencias
Cuentas por pagar
la factura de compra genera la obligación de pago
Órdenes de compra
formaliza el pedido y le da seguimiento hasta la entrega
Reportes
permite comparar precios y volúmenes por proveedor
Preguntas frecuentes
Si el proveedor le manda el comprobante electrónico, no. El XML trae el detalle completo y el sistema arma la compra con eso. Usted revisa la vista previa y confirma. Solo se digita cuando la compra no tiene comprobante electrónico.
Se configura una vez el buzón donde recibe los comprobantes y, a partir de ahí, el sistema lo revisa por su cuenta y deja los XML listos en la bandeja de compras, sin que nadie tenga que abrir el correo.
Al buzón de compras llega de todo, y no todo adjunto XML es un comprobante válido para su empresa. El sistema revisa cada archivo y aparta lo que no corresponde, en vez de intentar registrarlo.
Sí, desde la misma pantalla. La aceptación se envía a Hacienda y queda registrada junto con la compra.
Se puede. El registro manual sigue disponible y es el camino normal para las compras sin comprobante electrónico, como un gasto menor con factura de papel.
Sí. Al registrarla, la mercadería entra a la bodega que corresponda y el costo del producto se actualiza con lo que realmente se pagó.