Control de inventario con kardex
El problema del inventario nunca es anotar lo que entra: es explicar por qué el sistema dice cuarenta y en la bodega hay treinta y siete. Este módulo guarda el rastro de cada movimiento —quién, cuándo, de dónde a dónde— para que esa diferencia tenga una respuesta y no una discusión.
Un inventario sin historial obliga a creer o a dudar, pero no deja comprobar. Con el kardex, cada diferencia se puede rastrear hasta el movimiento que la causó: una salida mal digitada, un traspaso que nunca se recibió, una devolución que no se registró.
Y lo que se vende es lo que de verdad hay. Si una existencia está apartada para un cliente, deja de aparecer como disponible, de modo que nadie la vende dos veces.
Qué incluye
Kardex por producto: cada entrada, salida y ajuste con su fecha, su motivo y quién lo hizo
Varias bodegas o sucursales, con traspasos entre ellas
Apartados: existencias reservadas que dejan de estar disponibles para la venta
Tomas físicas para contar el estante y cuadrar contra el sistema
Alertas de existencias mínimas antes de quedarse sin producto
Organización por departamento, categoría y subcategoría
Cómo funciona
Cada producto vive en una o varias bodegas y toda operación lo mueve: una compra lo hace entrar, una venta salir, un traspaso lo cambia de lugar. Todo eso queda en su kardex.
Cuando hay que cuadrar, la toma física permite contar lo que hay en el estante y registrar la diferencia como un ajuste, con su motivo. No se borra el pasado: se explica.
Las alertas de mínimo avisan antes de que falte, para que la compra se haga a tiempo y no cuando el cliente ya preguntó.
Para quién es
Le sirve a cualquier negocio que venda producto físico, pero se vuelve indispensable cuando hay más de un punto de venta o más de una bodega, porque ahí el control manual deja de ser viable.
También a negocios con productos de baja rotación y valor alto, donde tener dinero inmovilizado en mercadería que no se mueve pesa más que en un negocio de alto volumen.
En comercios con temporada marcada el módulo ayuda a planificar la compra: el historial de movimientos muestra qué se vendió el año anterior en esas mismas semanas, en lugar de comprar por corazonada.
Cómo se implementa
La carga inicial es el paso crítico: hay que hacer una toma física y cargar las existencias reales, no las que dice el sistema anterior. Arrancar con datos incorrectos garantiza que el descuadre siga apareciendo y que nadie confíe en el módulo.
También conviene definir quién puede hacer ajustes de inventario y con qué justificación. Sin ese control, los ajustes se convierten en la forma de tapar diferencias en lugar de investigarlas.
Se integra con
Facturación electrónica
cada venta descuenta las existencias automáticamente
Compras
la recepción de mercadería suma al inventario
Tienda en línea (e-commerce)
la tienda en línea muestra el stock real
Reportes
alimenta los reportes de rotación y productos sin movimiento
Preguntas frecuentes
Sí. El kardex muestra cada movimiento con su fecha, su tipo, el documento que lo originó y quién lo hizo, así que una diferencia siempre se puede rastrear.
Sí, y permite traspasar mercadería entre ellas dejando registro de la salida y de la entrada.
Una existencia reservada para un cliente. Sigue en la bodega pero deja de contar como disponible, para que no se le venda a otra persona.
Con una toma física: se cuenta el estante, se registra lo contado y el sistema genera el ajuste por la diferencia, dejando constancia del motivo.
Sí, definiendo una existencia mínima por producto. Al bajar de ese nivel aparece la alerta.
Sí. La venta descuenta y la compra suma, sin tener que registrar el movimiento aparte.