Multiempresa: varias empresas, una cuenta
Quien tiene dos empresas casi siempre tiene dos sistemas, dos claves y dos formas distintas de hacer lo mismo. Y a fin de mes, dos reportes que no se pueden sumar. Acá cada empresa vive aparte —su facturación, su inventario, sus clientes— pero se administran desde un mismo lugar y se cambia de una a otra sin volver a entrar.
Un grupo con varias sociedades termina pagando dos y tres veces lo mismo: dos hospedajes, dos implementaciones, dos capacitaciones. Y cada vez que cambia algo —una regla de Hacienda, un precio, un procedimiento— hay que hacerlo en todas.
Con un solo sistema, esa duplicación desaparece y la información sigue separada donde debe estarlo: cada empresa factura con su cédula y lleva su propia contabilidad.
Qué incluye
Cada empresa con su propia información: facturación, inventario, clientes y usuarios
Cambio de empresa sin cerrar sesión ni volver a entrar
Módulos activados por empresa: cada una usa lo que necesita y paga por lo que usa
Usuarios con acceso a una empresa o a varias, según lo que se defina
Configuración propia por empresa: sus datos ante Hacienda, su certificado y su correo
Alta de una empresa nueva sin montar un sistema nuevo
Cómo funciona
Cada empresa se da de alta con sus datos y su configuración ante Hacienda. A partir de ahí su información es suya: lo que se factura en una no aparece en la otra.
A cada empresa se le activan los módulos que va a usar. Una puede tener punto de venta y restaurante y la otra solo facturación: ni se estorban ni se pagan de más.
El usuario que administra varias cambia de empresa desde el propio sistema, sin cerrar sesión. Y el que trabaja en una sola nunca ve las demás.
Para quién es
Grupos con varias sociedades: la operadora, la que factura, la dueña de los activos. Es la figura más común en Costa Rica y la peor servida por los sistemas de una sola empresa.
Contadores y despachos que llevan la facturación de varios clientes y hoy entran a un sistema distinto para cada uno.
Y negocios que van a abrir una segunda marca o un segundo local con cédula propia, y no quieren empezar de cero.
Cómo se implementa
Cada empresa necesita sus propios datos ante Hacienda y su certificado. Es el paso que no se puede compartir, porque es lo que identifica a cada una ante el Ministerio.
Y conviene decidir desde el inicio quién ve qué: si los usuarios son por empresa o hay quien administre todas. Repartir eso después, con gente ya trabajando, es más incómodo que definirlo al principio.
Se integra con
Administración de usuarios
define quién entra a cuál empresa y con qué permisos
Facturación electrónica
cada empresa factura con su propia identificación ante Hacienda
Contabilidad
los libros son de cada empresa, no del grupo
Reportes
cada empresa consulta los suyos por separado
Preguntas frecuentes
No. Cada empresa tiene la suya: su facturación, su inventario, sus clientes y sus libros. Lo único compartido es el sistema.
No. Se cambia desde el propio sistema, sin volver a entrar.
Sí. Cada empresa usa los que necesita; una puede tener restaurante y otra solo facturación.
Sí, si se le da acceso. Y el que tiene acceso a una sola no ve las demás.
Sí. Cada una lleva sus datos y su certificado ante Hacienda, que es lo que la identifica.
Sí, es uno de los usos más frecuentes: cada cliente es una empresa y se cambia de una a otra sin salir del sistema.