Contabilidad para empresas de Costa Rica
La contabilidad de la mayoría de las empresas vive en otro lado: un contador externo que recibe un paquete de facturas a fin de mes y devuelve estados dos semanas después, cuando ya no sirven para decidir nada. Acá no hay traslado: los asientos nacen de las facturas y las compras que ya están adentro, y los libros se consultan el día que se necesitan.
Entre lo que el negocio hace y lo que la contabilidad registra casi siempre hay un mes de distancia y una digitación de por medio. Esa digitación es donde se pierden líneas, se clasifican gastos a la cuenta equivocada y aparecen diferencias que nadie puede explicar tres meses después.
Con la contabilidad dentro del sistema, el asiento sale del documento que lo originó. La pregunta deja de ser «¿cuadra?» y pasa a ser «¿qué decidimos con esto?», que es para lo que sirven unos estados financieros.
Qué incluye
Clasificación de las compras línea por línea, con su código CABYS, hacia la cuenta que corresponde
Libro diario con cada asiento, su fecha, su detalle y los documentos que lo respaldan
Libro mayor por cuenta: saldo inicial, movimientos del período y saldo final
Balance de comprobación con saldo deudor y acreedor
Estados financieros armados de esos mismos asientos, sin rearmarlos aparte
Registro de IVA por tarifa, con base imponible e IVA repercutido
Activos fijos con su costo, su cuota mensual, lo depreciado y su valor en libros
Centros de costo, para saber qué deja cada línea de negocio o cada local
Períodos contables que se cierran dejando constancia de quién y cuándo
Asiento manual para lo que no nace de un documento
Cómo funciona
Las compras se clasifican línea por línea: cada una muestra su proveedor, su documento, su monto y su código CABYS, y se le indica a qué cuenta contable va. Hecho una vez, el sistema arrastra ese criterio y la clasificación deja de ser un trabajo de fin de mes.
De ahí salen los libros. El diario muestra cada asiento con su fecha, su detalle, sus documentos y sus montos al debe y al haber; el mayor abre cada cuenta con su saldo inicial, sus movimientos y su saldo final. Para lo que no nace de un documento —una provisión, un ajuste— está el asiento manual, con su cuenta y su centro de costo.
El balance de comprobación, los estados financieros y el registro de IVA se arman de esos mismos asientos. El período se cierra cuando corresponde y queda registrado quién lo cerró y cuándo.
Para quién es
Empresas que ya facturan electrónicamente y quieren dejar de mandarle un paquete de documentos al contador cada mes: la información ya está adentro, lo que faltaba era el libro.
Negocios con más de una línea de operación o más de un local, donde los centros de costo son la única forma de saber cuál de las dos está dejando algo y cuál se está comiendo el margen.
Y empresas con activos que se deprecian —vehículos, equipo, maquinaria—, que hoy llevan ese cálculo en una hoja aparte y lo recuerdan cuando ya se venció.
Cómo se implementa
El punto de partida es el catálogo de cuentas y los saldos de apertura del período con el que se arranca. Si se empieza sin saldos, los estados del primer año no sirven para comparar y hay que esperar un ciclo completo.
Después se define la clasificación de las compras recurrentes: qué gasto va a qué cuenta. Es la media jornada que más rinde de toda la implementación, porque a partir de ahí la contabilidad se alimenta sola.
Si la empresa maneja centros de costo, conviene definirlos antes del primer asiento: repartir hacia atrás un año de movimientos es un trabajo que nadie quiere hacer dos veces.
Se integra con
Compras
cada línea de compra se clasifica a su cuenta contable
Facturación electrónica
las ventas alimentan el registro de IVA y los ingresos
Cuentas por pagar
las obligaciones con proveedores nacen del mismo documento
Reportes
los estados financieros se cruzan con la operación
Preguntas frecuentes
No los que nacen de un documento: las facturas y las compras generan su asiento. El asiento manual queda para lo que no tiene documento detrás, como una provisión o un ajuste.
Libro diario, libro mayor, balance de comprobación, estados financieros y registro de IVA, además del detalle de activos fijos y de los movimientos por centro de costo.
Sí. Cada asiento puede ir a un centro de costo, y después se consultan los movimientos de cada uno por separado.
Cada activo lleva su costo, su cuota mensual de depreciación, lo depreciado a la fecha y su valor en libros, con su estado.
Sí. El período se cierra y queda registrado quién lo hizo y cuándo, de modo que nadie modifica hacia atrás sin que se sepa.
Sí. Se le crea su usuario con los permisos del área contable, y ve lo suyo sin tener acceso al resto de la operación.