Facturación recurrente automática
Para negocios con cobros recurrentes (suscripciones, mantenimientos, servicios mensuales), este módulo genera y envía facturas automáticamente según la periodicidad configurada, sin depender de que alguien las recuerde generar a mano.
Los negocios que cobran mensualidades viven un mismo problema todos los meses: alguien tiene que acordarse de facturarle a cada cliente, revisar quién sigue activo y quién se dio de baja, y repetir el proceso completo. Es trabajo repetitivo que crece con la cartera y que, cuando se olvida, se traduce directamente en plata que no se cobró.
Este módulo está pensado para suscripciones, mantenimientos, alquileres, servicios de internet y cualquier cobro que se repita con una frecuencia fija.
Qué incluye
Programación por cliente con su monto, su concepto y su frecuencia: mensual, trimestral, anual o el ciclo que corresponda
Emisión automática en la fecha establecida, sin que nadie tenga que acordarse de entrar a facturar
Envío de la factura al correo del cliente apenas se emite
Revisión por adelantado de lo que se va a facturar en el período, para validarlo antes de que salga
Suspensión y reactivación de una programación cuando el cliente pausa el servicio, sin perder el historial
Cambios de monto que aplican de la siguiente factura en adelante y no tocan las ya emitidas
Reporte de ingresos recurrentes proyectados, para saber con qué se cuenta el mes entrante
Cómo funciona
Se define una vez el cliente, el monto, el concepto y cada cuánto se cobra: mensual, trimestral, anual o el ciclo que corresponda. A partir de ahí el sistema genera la factura en la fecha establecida sin que nadie tenga que entrar a hacerlo.
Cada programación se puede suspender cuando un cliente pausa el servicio y reactivar después, sin perder el historial de lo ya facturado. Si el monto cambia, se ajusta la programación y el cambio aplica de la siguiente factura en adelante.
Las facturas generadas se comportan igual que cualquier otra: alimentan cuentas por cobrar y quedan disponibles para enviarse al cliente.
Para quién es
Está pensado para negocios con ingresos recurrentes: proveedores de internet, empresas de mantenimiento, alquileres, suscripciones a servicios, contratos de soporte. Es decir, cualquiera que le facture al mismo cliente todos los meses por lo mismo.
El beneficio crece con el tamaño de la cartera. Con diez clientes el trabajo manual se aguanta; con cien, alguien pasa varios días al mes solo facturando, y ese es tiempo que se recupera completo.
Cómo se implementa
Antes de programar nada conviene depurar la cartera: qué clientes siguen activos, con qué monto y desde qué fecha. Programar sobre una lista desactualizada genera facturas a quien ya se dio de baja, y corregir eso después cuesta más que revisarlo al inicio.
También hay que definir qué pasa con los cambios a mitad de ciclo, como un cliente que sube de plan el día quince. Esa regla se acuerda una vez y el sistema la aplica siempre igual, en lugar de resolverse caso por caso.
Se integra con
Facturación electrónica
las facturas generadas siguen las mismas reglas que las manuales
Cuentas por cobrar
los montos recurrentes entran al control de saldos
Clientes
toma los datos de facturación de cada cliente
Preguntas frecuentes
Sí. El cambio se aplica de la siguiente factura en adelante y no altera las ya emitidas.
La programación permite revisar por adelantado qué se emitirá en el período, para validar antes de que salgan las facturas.
La programación se suspende y deja de generar facturas. El historial de lo ya facturado se conserva para consulta.
Sí. Un cliente puede tener varios servicios con montos y frecuencias distintos, cada uno con su propia programación.
Genera la factura. El cobro depende del medio de pago que use el negocio; si hay pasarela de pago integrada, se puede conectar mediante el módulo de APIs.