Asistencia y expediente de empleados
Las horas de la gente son casi siempre el gasto más grande de una empresa y el peor medido. Se anotan en un cuaderno, se recuerdan de memoria y se discuten a fin de mes. Este módulo guarda el expediente de cada colaborador y el registro de sus marcas, para que la planilla salga de un dato y no de una conversación.
Sin registro de marcas, las horas extra son lo que cada quien recuerde y las ausencias lo que alguien anotó. Eso no solo cuesta plata: en una discusión laboral, la empresa que no tiene registro es la que pierde.
Y a la hora de liquidar, la cuenta se hace contra reloj y con la presión de una salida encima. Tener los años, el salario promedio y lo pendiente ya calculados convierte ese momento en una revisión, no en una improvisación.
Qué incluye
Expediente de cada colaborador con su identificación, su puesto, su departamento y su estado
Marcas de entrada y salida con su fecha, su hora y de dónde vinieron
Total de horas y días trabajados por período, sin sumarlos a mano
Marcas sueltas señaladas aparte: la entrada sin salida se ve y se corrige, no se arrastra
Observaciones sobre una marca, para dejar dicho por qué ese día fue distinto
Grupos de pago con su frecuencia, su día de pago y los empleados que lo componen
Liquidaciones con años de servicio, salario promedio, aguinaldo y vacaciones pendientes
Cómo funciona
Cada colaborador tiene su expediente: identificación, puesto, departamento, teléfono y estado. De ahí sale a qué grupo de pago pertenece y con qué frecuencia se le paga.
Las marcas de entrada y salida quedan con su fecha, su hora y su origen. El módulo suma las horas y los días trabajados del período, y separa las marcas sueltas —una entrada sin su salida— para corregirlas antes de que lleguen a la planilla.
Cuando alguien sale, la liquidación se arma con su fecha de ingreso, su fecha de salida, el motivo, los años de servicio, el salario promedio mensual, el aguinaldo y los días de vacaciones pendientes, con sus deducciones.
Para quién es
Empresas con personal por turnos o con horas extra frecuentes: comercios, restaurantes, construcción, servicios. Donde la jornada varía, el registro deja de ser un formalismo.
Negocios que crecieron y pasaron de cinco a veinte personas sin cambiar la forma de controlar la asistencia, que suele ser la memoria de quien abre el local.
Y cualquier empresa que haya tenido una discusión laboral: la diferencia entre ganarla y perderla suele ser si existe el registro o no.
Cómo se implementa
Primero el expediente de cada colaborador y su grupo de pago, con la frecuencia y el día en que se paga. Ese es el esqueleto del que cuelga todo lo demás.
Después se define cómo se marca y quién puede corregir una marca. Esto segundo importa más de lo que parece: si cualquiera puede editar una entrada, el registro deja de servir como evidencia, que era la razón de llevarlo.
Se integra con
Planillas
las horas y las ausencias del período alimentan el cálculo
Administración de usuarios
define quién puede ver y corregir las marcas
Contabilidad
el gasto de planilla se registra en su cuenta
Reportes
permite medir horas y ausencias por departamento
Preguntas frecuentes
Cada marca queda con su fecha, su hora y su origen. El módulo suma las horas y los días del período y señala aparte las marcas sueltas, que son las que hay que corregir.
Esa marca aparece como suelta y se corrige dejando una observación de por qué. No se pierde ni se arrastra en silencio hasta la planilla.
Sí: años de servicio, salario promedio mensual, aguinaldo y vacaciones pendientes, con sus deducciones y el motivo de la salida.
Sí. Cada grupo de pago tiene su frecuencia y su día, y cada colaborador pertenece a uno.
Solo quien usted autorice. El acceso se controla con los permisos por usuario, igual que el resto del sistema.
Sí. Al tener la marca real contra la jornada del colaborador, las horas de más dejan de depender de lo que cada quien recuerde.