Cuentas por pagar y control de proveedores
El equivalente a cuentas por cobrar pero del lado de lo que el negocio debe: registra facturas de proveedores y plazos acordados, y permite programar los pagos para no perder fechas de vencimiento ni descuentos por pronto pago.
El espejo de las cuentas por cobrar. Un negocio que no tiene claro qué le debe a sus proveedores termina pagando tarde, perdiendo descuentos por pronto pago o, peor, quedándose sin crédito justo cuando lo necesita.
El módulo lleva el control de las obligaciones y de cuándo vence cada una, para que el pago sea una decisión planificada y no una reacción a la llamada del proveedor.
Qué incluye
Registro de las facturas de proveedores con su fecha de vencimiento, que la compra genera sola cuando ya está en el sistema
Calendario de vencimientos: qué hay que pagar esta semana y qué viene después, antes de que llame el proveedor
Programación de pagos por lotes, para ordenar la salida de efectivo de varios documentos a la vez
Pagos parciales aplicados contra cada documento, así siempre se sabe qué queda abierto de cada factura
Historial por proveedor: lo que se le ha pagado, cuándo, y lo que todavía está pendiente
Alertas de los vencimientos próximos, para no perder un descuento por pronto pago por olvido
Cómo funciona
Las facturas de compra registradas generan la obligación con su fecha de vencimiento. Desde ahí se ve, en cualquier momento, cuánto se debe y a quién.
Los pagos se programan según vencimiento, lo que permite ver por adelantado qué semanas vienen cargadas y ordenar la salida de efectivo con tiempo en lugar de descubrirlo el mismo día.
Los pagos parciales se aplican contra los documentos, igual que del lado del cobro, de modo que siempre se sabe qué queda abierto de cada factura de proveedor.
Para quién es
Para negocios estacionales el valor es todavía mayor, porque permite ver con semanas de anticipación cómo se acumulan los vencimientos en los meses fuertes y negociar plazos antes de que el problema de flujo aparezca.
Le sirve a negocios que compran a crédito y manejan varios proveedores a la vez, sobre todo cuando los plazos son distintos para cada uno y es fácil perder de vista qué vence primero.
También a quienes negocian descuentos por pronto pago: sin visibilidad de los vencimientos, esos descuentos se pierden por olvido y no por decisión.
Cómo se implementa
Conviene registrar desde el inicio las obligaciones ya contraídas, para que la programación de pagos refleje el compromiso real del negocio y no solo lo que se registre de aquí en adelante.
Vale la pena acordar quién autoriza cada pago y a partir de qué monto. Ese control se configura con permisos por usuario y evita que la programación se convierta en una lista donde cualquiera agrega salidas de efectivo.
Se integra con
Preguntas frecuentes
Sí, con el detalle de documentos pendientes y su vencimiento, que es la base para negociar plazos o descuentos por pronto pago.
Sí. Un pago puede aplicarse contra varias facturas del mismo proveedor, que es lo normal cuando se paga por período.
Se pueden registrar las deducciones que apliquen al pago, de modo que el monto neto coincida con lo que efectivamente sale del banco.
Sí. La programación de pagos se ordena por vencimiento, así que se puede ver el calendario de salidas por período.
Sí, y muestra qué queda abierto de cada documento después de cada abono.
Sí. Se pueden registrar obligaciones por servicios, alquileres u otros gastos recurrentes.