Control de caja chica y cuentas bancarias
El dinero de una empresa se mueve por tres lados —el banco, la caja chica y la caja del mostrador— y en la mayoría se controla en tres lados distintos: un estado de cuenta, un sobre con facturas y la memoria del cajero. Este módulo los pone juntos, que es la única forma de saber cuánto hay de verdad.
«¿Cuánto tenemos?» es la pregunta más frecuente de un dueño y la más difícil de responder rápido, porque la respuesta está repartida entre el banco, un sobre y una gaveta.
Registrar los tres movimientos en el mismo lugar, con la categoría del gasto, convierte esa pregunta en una consulta. Y de paso deja listo lo que la contabilidad necesita, sin volver a clasificar nada.
Qué incluye
Movimientos de cada cuenta bancaria con su fecha, su tipo, su detalle y su referencia
Categoría de gasto en cada salida, que es lo que después permite saber en qué se va la plata
Caja chica con su monto de apertura, sus ingresos, sus salidas y su saldo al día
Turnos de la caja de ventas con su fondo, su cajero y su arqueo al cerrar
Estado de cada caja: cuál está abierta, quién la tiene y desde cuándo
Consulta por rango de fechas, por cuenta y por medio de pago
Cómo funciona
Cada cuenta bancaria lleva sus movimientos con fecha, tipo, detalle, medio, referencia y monto. A cada salida se le pone su categoría de gasto, que es el dato que después contesta en qué se está yendo el dinero.
La caja chica se abre con un monto, registra sus ingresos y sus salidas y muestra su saldo. Queda claro quién la tiene y en qué estado está.
La caja de ventas trabaja por turnos: se abre con su fondo, se registra el cajero y al cerrar se compara lo que debería haber contra lo que hay. El faltante deja de aparecer una semana después sin dueño.
Para quién es
Negocios con más de una cuenta bancaria, donde el saldo real exige abrir tres aplicaciones distintas.
Empresas con caja chica de verdad —la que paga el taxi, el almuerzo y el repuesto urgente— que hoy se controla con un sobre y buena fe.
Y comercios con varias cajas o varios turnos, donde el arqueo es la única forma de que cada quien responda por lo suyo.
Cómo se implementa
Se cargan las cuentas y los saldos con los que se arranca, y se define el catálogo de categorías de gasto. Ese catálogo conviene pensarlo una vez y en serio: es el que después permite comparar meses.
Para la caja chica y la de ventas hay que definir quién abre, con cuánto y quién autoriza una salida. Son permisos por usuario, y son los que vuelven el control algo que se puede exigir.
Se integra con
Contabilidad
cada movimiento alimenta su cuenta y su centro de costo
Cuentas por pagar
el pago a un proveedor sale de una cuenta concreta
Punto de venta (POS)
el efectivo del turno llega desde la caja de ventas
Reportes
permite ver el flujo por período y por categoría
Preguntas frecuentes
Sí, cada una con sus movimientos, su medio y su referencia, y se consultan por separado o juntas.
Sí. Se abre con un monto, se registran ingresos y salidas, y el saldo está siempre a la vista con el responsable que la tiene.
Por turno: con su fondo de apertura y su cajero, y al cerrar se compara lo esperado contra lo contado.
Sí, porque cada salida lleva su categoría de gasto. Esa clasificación es la que permite comparar un mes con otro.
Sí. El movimiento registrado acá es el que la contabilidad usa, sin volver a digitarlo.
Quien usted autorice. Abrir caja, registrar una salida o autorizarla son permisos distintos.