Facturas proforma para importación
Similar a una cotización pero orientada a trámites formales (aduanas, aprobaciones de compra, gestiones bancarias): detalla productos, precios y condiciones sin generar todavía una obligación de facturación.
Hay trámites que exigen un documento formal antes de que exista una venta: una importación que necesita respaldo para el desalmacenaje, una solicitud de crédito que pide comprobante del monto, una aprobación interna del cliente que requiere papel antes de emitir la orden.
La factura proforma cubre exactamente ese vacío. Tiene la forma de una factura y el detalle de una factura, pero no es un documento de venta ni genera obligación tributaria.
Qué incluye
Documento con la forma y el detalle de una factura, identificado como proforma para que no se confunda con una
Numeración y control independientes de los de la facturación
Condiciones de pago y de entrega detalladas, que es justamente lo que piden los trámites
Sin efecto en el inventario ni en las cuentas por cobrar: una proforma no es una venta
Conversión a factura cuando la operación se concreta
Reimpresión e historial, para volver a sacar el documento que pidió el banco o la aduana
Cómo funciona
Se arma con la misma información de una cotización o una factura: cliente, productos, cantidades, precios y condiciones. El documento sale identificado como proforma, para que no haya confusión con una factura real.
Como no es un comprobante de venta, no afecta el inventario ni genera cuentas por cobrar. Queda como respaldo del trámite y se puede convertir en factura cuando la operación se concrete.
Para negocios que importan es especialmente útil, porque el mismo documento sirve para el trámite aduanero y después como base de la factura definitiva.
Para quién es
Conviene tenerlo aunque se use poco. Es de esos módulos que no se necesitan todos los días, pero cuando aparece el trámite que lo exige, resolverlo en minutos con la información que ya está en el sistema evita frenar una operación por un documento.
Le sirve sobre todo a importadores y a negocios que venden a empresas con procesos de aprobación internos, donde el cliente necesita un documento formal antes de poder emitir la orden de compra.
También a quienes tramitan crédito para sus clientes, porque la proforma es el respaldo que suelen pedir las entidades financieras para conocer el monto y el detalle de la operación.
Cómo se implementa
Lo importante es que el documento quede claramente identificado como proforma y no se confunda con una factura, tanto para el cliente como para quien lo recibe del otro lado del trámite. El formato debe dejarlo explícito.
Si el negocio importa con frecuencia, conviene revisar qué datos exige el trámite aduanero o la entidad financiera con la que se trabaja, para que la proforma los incluya desde el principio y no haya que rehacerla.
Se integra con
Facturación electrónica
la proforma se convierte en factura cuando la operación se concreta
Cotizaciones
comparten la estructura del documento y el catálogo de productos
Clientes
usa los datos y condiciones registrados del cliente
Preguntas frecuentes
Sí, con la misma información y sin volver a digitar las líneas del documento.
Sí, siempre que el catálogo maneje esa moneda, lo cual es habitual en operaciones de importación.
Lleva su propia numeración, separada de la de facturas, para que no se mezclen los documentos comerciales con los de venta.
La cotización es una oferta comercial con vigencia; la proforma es un documento formal que respalda un trámite. En la práctica se parecen, pero se usan en momentos distintos.
No. No es un comprobante de venta: no descuenta existencias ni genera obligación tributaria.
Sí, es uno de sus usos más frecuentes, porque respalda el valor de la mercadería antes de que exista la factura definitiva.