El equivalente a cuentas por cobrar pero del lado de lo que el negocio debe: registra facturas de proveedores y plazos acordados, y permite programar los pagos para no perder fechas de vencimiento ni descuentos por pronto pago.
Para qué sirve
El espejo de las cuentas por cobrar. Un negocio que no tiene claro qué le debe a sus proveedores termina pagando tarde, perdiendo descuentos por pronto pago o, peor, quedándose sin crédito justo cuando lo necesita.
El módulo lleva el control de las obligaciones y de cuándo vence cada una, para que el pago sea una decisión planificada y no una reacción a la llamada del proveedor.
Qué incluye
- Registro de facturas de proveedores
- Calendario de vencimientos
- Programación de pagos por lotes
- Historial de pagos por proveedor
- Alertas de vencimientos próximos
Cómo funciona en el día a día
Las facturas de compra registradas generan la obligación con su fecha de vencimiento. Desde ahí se ve, en cualquier momento, cuánto se debe y a quién.
Los pagos se programan según vencimiento, lo que permite ver por adelantado qué semanas vienen cargadas y ordenar la salida de efectivo con tiempo en lugar de descubrirlo el mismo día.
Los pagos parciales se aplican contra los documentos, igual que del lado del cobro, de modo que siempre se sabe qué queda abierto de cada factura de proveedor.
Con qué otros módulos se integra
- Compras: las facturas de compra generan aquí la obligación de pago
- Catálogo de Cuentas: clasifica el gasto en la estructura contable
- Conciliaciones y Recaudaciones Bancarias: los pagos emitidos se cruzan con los movimientos del banco
- Reportes: alimenta la proyección de salidas de efectivo
Para qué tipo de negocio
Para negocios estacionales el valor es todavía mayor, porque permite ver con semanas de anticipación cómo se acumulan los vencimientos en los meses fuertes y negociar plazos antes de que el problema de flujo aparezca.
Le sirve a negocios que compran a crédito y manejan varios proveedores a la vez, sobre todo cuando los plazos son distintos para cada uno y es fácil perder de vista qué vence primero.
También a quienes negocian descuentos por pronto pago: sin visibilidad de los vencimientos, esos descuentos se pierden por olvido y no por decisión.
Qué tener en cuenta al implementarlo
Conviene registrar desde el inicio las obligaciones ya contraídas, para que la programación de pagos refleje el compromiso real del negocio y no solo lo que se registre de aquí en adelante.
Vale la pena acordar quién autoriza cada pago y a partir de qué monto. Ese control se configura con permisos por usuario y evita que la programación se convierta en una lista donde cualquiera agrega salidas de efectivo.
Preguntas frecuentes
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Puedo ver cuánto le debo a cada proveedor?
Sí, con el detalle de documentos pendientes y su vencimiento, que es la base para negociar plazos o descuentos por pronto pago. -
Puedo agrupar varios documentos en un solo pago?
Sí. Un pago puede aplicarse contra varias facturas del mismo proveedor, que es lo normal cuando se paga por período. -
Lleva control de retenciones?
Se pueden registrar las deducciones que apliquen al pago, de modo que el monto neto coincida con lo que efectivamente sale del banco. -
Puedo ver qué pagos vencen esta semana?
Sí. La programación de pagos se ordena por vencimiento, así que se puede ver el calendario de salidas por período. -
Registra pagos parciales a un proveedor?
Sí, y muestra qué queda abierto de cada documento después de cada abono. -
Sirve para gastos que no vienen de una compra de mercadería?
Sí. Se pueden registrar obligaciones por servicios, alquileres u otros gastos recurrentes.
