Genera órdenes de compra formales para proveedores, con seguimiento de estado (pendiente, parcial, recibida, cancelada), asegurando que lo que llega coincida con lo que se pidió.
Para qué sirve
Una orden de compra es el documento que convierte un acuerdo verbal en un compromiso con respaldo. Sin ella, cuando llega mercadería distinta a la pedida o a un precio diferente, la discusión con el proveedor es palabra contra palabra.
El módulo formaliza el pedido y le da seguimiento hasta que se recibe completo, que es donde se pierden las cosas cuando el control se lleva de memoria.
Qué incluye
- Numeración consecutiva de órdenes
- Seguimiento de estado hasta la entrega
- Recepciones parciales
- Comparación entre lo pedido y lo recibido
- Historial por proveedor
Cómo funciona en el día a día
La orden se emite con el detalle de productos, cantidades, precios acordados y fecha esperada de entrega, y se le envía al proveedor como respaldo del pedido.
Desde ese momento la orden tiene un estado que se actualiza conforme avanza: emitida, recibida parcialmente, recibida completa. Ese estado es lo que permite saber, sin llamar a nadie, qué está pendiente de llegar.
Cuando la mercadería se recibe, la orden se cruza contra lo que efectivamente entró. Las diferencias quedan visibles en lugar de descubrirse cuando ya nadie recuerda qué se había pedido.
Con qué otros módulos se integra
- Compras: la orden nace del proceso de compra y su cotización
- Gestión de Inventario: la recepción contra la orden actualiza las existencias
- Cuentas por Pagar: lo recibido se cruza con la factura del proveedor
- Reportes: permite medir cumplimiento de entrega por proveedor
Para qué tipo de negocio
Le sirve especialmente a negocios que compran a proveedores con tiempos de entrega largos, donde entre el pedido y la llegada pueden pasar semanas y hace falta llevar el control de lo que está en camino.
También a empresas donde quien pide no es quien recibe, porque la orden es el documento que le permite a bodega verificar si lo que llegó es lo que se había acordado.
En negocios con control de presupuesto por área, la orden de compra es además el punto donde se valida que el gasto estaba autorizado antes de comprometerlo.
Qué tener en cuenta al implementarlo
Hay que definir el flujo de autorización antes de empezar: quién emite, quién aprueba y a partir de qué monto se requiere aprobación. Un módulo de órdenes sin ese flujo solo agrega un paso administrativo sin control real.
Conviene también acordar con los proveedores habituales que reciban la orden como respaldo formal del pedido, porque el documento sirve poco si el proveedor sigue despachando por lo que se le dijo por teléfono.
Preguntas frecuentes
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Puedo comparar lo pedido contra lo facturado?
Sí, ese cruce es el que permite detectar diferencias de precio o de cantidad antes de autorizar el pago al proveedor. -
Puedo recibir una orden en varias entregas?
Sí. La orden admite recepciones parciales y mantiene vivo el pendiente hasta completarse. -
Qué pasa si el proveedor cambia el precio?
La diferencia entre lo pedido y lo facturado queda visible al cruzar la orden con la factura, para poder reclamarla o autorizarla. -
Se le puede enviar la orden al proveedor?
Sí, el documento se genera en PDF y se puede enviar por correo desde el sistema. -
Puedo anular una orden ya emitida?
Sí, queda registrada como anulada con su motivo, sin borrarse del historial. -
Sirve para medir a los proveedores?
Sí. Comparar la fecha prometida con la fecha real de entrega permite saber con quién se puede contar cuando el tiempo apremia.
