Administra el proceso de abastecimiento: desde solicitar cotizaciones a proveedores y comparar precios, hasta generar la orden de compra y recibir la mercadería con actualización automática del inventario.
Para qué sirve
La compra es donde el negocio decide en qué se gasta la plata, y sin embargo suele ser el proceso menos documentado: se llama al proveedor, se acuerda por teléfono y el respaldo aparece recién cuando llega la factura.
El módulo pone orden en esa cadena, desde la cotización del proveedor hasta la recepción de la mercadería, para que en cualquier momento se sepa qué se pidió, a quién, a qué precio y qué falta por llegar.
Qué incluye
- Registro y comparación de proveedores
- Solicitudes de cotización a proveedores
- Recepción de mercadería con actualización de inventario
- Historial de compras por proveedor y producto
- Control de precios de compra históricos
Cómo funciona en el día a día
Los proveedores se registran con sus datos, condiciones de pago y productos que suministran, de modo que al comprar no haya que buscar la información en un correo viejo.
Las cotizaciones de compra permiten comparar lo que ofrece cada proveedor por el mismo producto antes de decidir, que es donde se gana o se pierde margen sin que nadie lo note.
La recepción de mercadería confirma qué llegó realmente contra lo que se pidió. Si llegó menos, la diferencia queda registrada y el pendiente sigue vivo en lugar de perderse.
Con qué otros módulos se integra
- Gestión de Inventario: la recepción de mercadería suma las existencias
- Cuentas por Pagar: la factura de compra genera la obligación de pago
- Órdenes de Compra: formaliza el pedido y le da seguimiento hasta la entrega
- Reportes: permite comparar precios y volúmenes por proveedor
Para qué tipo de negocio
Le sirve a cualquier negocio que compre para revender, y especialmente a los que trabajan con varios proveedores para el mismo producto, donde comparar precios sistemáticamente tiene impacto directo en el margen.
También a negocios que importan, donde entre el pedido y la llegada pasan semanas y hace falta saber en todo momento qué está en tránsito.
En empresas donde varias personas pueden comprar, el módulo además define un procedimiento común y evita que cada quien negocie por su lado sin que nadie tenga el panorama completo.
Qué tener en cuenta al implementarlo
Conviene arrancar registrando los proveedores activos con sus condiciones reales de pago, porque esa información es la que después alimenta la programación de pagos y la proyección de salidas de efectivo.
También hay que definir quién puede autorizar una compra y a partir de qué monto. Ese control es la diferencia entre un módulo de compras y una lista de pedidos sin supervisión.
Preguntas frecuentes
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Puedo registrar una compra sin orden previa?
Sí. No toda compra pasa por una orden formal, y el módulo admite registrar la factura directamente cuando corresponde. -
Puedo comparar precios entre proveedores?
Sí, las cotizaciones de compra permiten registrar lo que ofrece cada proveedor por el mismo producto y compararlas antes de decidir. -
Qué pasa si llega menos mercadería de la pedida?
La recepción registra lo que efectivamente llegó y el faltante queda como pendiente del pedido, no se da por cerrado. -
Registra compras de gastos y no solo de mercadería?
Sí, se pueden registrar compras de servicios o insumos que no entran al inventario pero sí al gasto. -
Maneja compras en otra moneda?
Sí, siempre que el catálogo y las condiciones del proveedor lo contemplen, que es lo habitual en negocios que importan. -
Puedo ver el historial de compras a un proveedor?
Sí, con el detalle de qué se le compró, cuándo y a qué precio, que es la base para negociar la siguiente compra.
