Para negocios con cobros recurrentes (suscripciones, mantenimientos, servicios mensuales), este módulo genera y envía facturas automáticamente según la periodicidad configurada, sin depender de que alguien las recuerde generar a mano.
Para qué sirve
Los negocios que cobran mensualidades viven un mismo problema todos los meses: alguien tiene que acordarse de facturarle a cada cliente, revisar quién sigue activo y quién se dio de baja, y repetir el proceso completo. Es trabajo repetitivo que crece con la cartera y que, cuando se olvida, se traduce directamente en plata que no se cobró.
Este módulo está pensado para suscripciones, mantenimientos, alquileres, servicios de internet y cualquier cobro que se repita con una frecuencia fija.
Qué incluye
- Programación de facturas diarias, semanales, mensuales o anuales
- Envío automático por correo al cliente
- Alertas de próximos vencimientos
- Pausado o cancelación de programaciones individuales
- Reporte de ingresos recurrentes proyectados
Cómo funciona en el día a día
Se define una vez el cliente, el monto, el concepto y cada cuánto se cobra: mensual, trimestral, anual o el ciclo que corresponda. A partir de ahí el sistema genera la factura en la fecha establecida sin que nadie tenga que entrar a hacerlo.
Cada programación se puede suspender cuando un cliente pausa el servicio y reactivar después, sin perder el historial de lo ya facturado. Si el monto cambia, se ajusta la programación y el cambio aplica de la siguiente factura en adelante.
Las facturas generadas se comportan igual que cualquier otra: alimentan cuentas por cobrar y quedan disponibles para enviarse al cliente.
Con qué otros módulos se integra
- Facturación: las facturas generadas siguen las mismas reglas que las manuales
- Cuentas por Cobrar: los montos recurrentes entran al control de saldos
- Contratos de Servicio de Internet: para proveedores de internet, se apoya en los planes contratados
- Clientes: toma los datos de facturación de cada cliente
Para qué tipo de negocio
Está pensado para negocios con ingresos recurrentes: proveedores de internet, empresas de mantenimiento, alquileres, suscripciones a servicios, contratos de soporte. Es decir, cualquiera que le facture al mismo cliente todos los meses por lo mismo.
El beneficio crece con el tamaño de la cartera. Con diez clientes el trabajo manual se aguanta; con cien, alguien pasa varios días al mes solo facturando, y ese es tiempo que se recupera completo.
Qué tener en cuenta al implementarlo
Antes de programar nada conviene depurar la cartera: qué clientes siguen activos, con qué monto y desde qué fecha. Programar sobre una lista desactualizada genera facturas a quien ya se dio de baja, y corregir eso después cuesta más que revisarlo al inicio.
También hay que definir qué pasa con los cambios a mitad de ciclo, como un cliente que sube de plan el día quince. Esa regla se acuerda una vez y el sistema la aplica siempre igual, en lugar de resolverse caso por caso.
Preguntas frecuentes
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Puedo cambiar el monto de una programación activa?
Sí. El cambio se aplica de la siguiente factura en adelante y no altera las ya emitidas. -
Recibo aviso de lo que se va a facturar?
La programación permite revisar por adelantado qué se emitirá en el período, para validar antes de que salgan las facturas. -
Qué pasa si un cliente se da de baja a mitad de mes?
La programación se suspende y deja de generar facturas. El historial de lo ya facturado se conserva para consulta. -
Se pueden tener varias programaciones para el mismo cliente?
Sí. Un cliente puede tener varios servicios con montos y frecuencias distintos, cada uno con su propia programación. -
El sistema cobra automáticamente o solo factura?
Genera la factura. El cobro depende del medio de pago que use el negocio; si hay pasarela de pago integrada, se puede conectar mediante el módulo de APIs.
