Compara los movimientos reportados por el banco (depósitos, transferencias, cobros) contra lo registrado en el sistema, señalando diferencias para revisarlas y corregirlas antes de cerrar el mes.
Para qué sirve
Conciliar es comparar lo que dice el banco con lo que dice la contabilidad y explicar cada diferencia. Hecho a mano, con el estado de cuenta impreso al lado de la pantalla, es de las tareas que más tiempo consumen al cierre de mes y donde más fácil se cuela un error.
El módulo automatiza el cruce y deja para revisión humana solo lo que no calza, que suele ser una fracción del total.
Qué incluye
- Carga de estados de cuenta bancarios
- Cruce automático por monto y fecha
- Detección de diferencias y duplicados
- Registro de recaudaciones por cobrador o punto de venta
- Historial de conciliaciones por período
Cómo funciona en el día a día
Se cargan los movimientos del banco y el sistema los cruza contra los registros contables buscando coincidencias de monto, fecha y referencia.
Lo que coincide queda conciliado automáticamente. Lo que no, se presenta aparte para revisar: un depósito que el banco registró un día después, una comisión que nadie había contabilizado, un cheque que todavía no se ha cobrado.
Para negocios que reciben muchos depósitos pequeños, como los que cobran servicios recurrentes, la diferencia de tiempo es grande: en lugar de revisar cientos de líneas una por una, se revisan las pocas que quedaron sin cruzar.
Con qué otros módulos se integra
- Cuentas por Cobrar: los depósitos recibidos se aplican contra los saldos de clientes
- Cuentas por Pagar: los pagos emitidos se cruzan con lo registrado
- Catálogo de Cuentas: cada movimiento bancario se clasifica en su cuenta
- Reportes: permite cerrar el mes con saldos verificados
Para qué tipo de negocio
Para negocios que trabajan con contador externo el módulo también reduce fricción: en lugar de mandar el estado de cuenta y esperar a que alguien lo revise, el cruce ya viene hecho y la conversación se limita a las partidas que quedaron pendientes de explicar.
Le sirve a cualquier negocio con movimiento bancario, pero el ahorro de tiempo se dispara en los que reciben muchos depósitos pequeños: comercios, proveedores de servicios recurrentes, negocios con cobro por transferencia.
También a los que manejan varias cuentas bancarias a la vez, donde conciliar a mano significa repetir el mismo proceso tantas veces como cuentas haya.
Qué tener en cuenta al implementarlo
Hay que verificar en qué formato exporta los movimientos cada banco con el que se trabaja, porque no todos entregan la misma información ni con las mismas columnas. Ese detalle define qué tan automático puede ser el cruce.
También conviene establecer una rutina: conciliar semanalmente en lugar de dejar todo para el cierre de mes hace que las diferencias se detecten cuando todavía se recuerda a qué corresponden.
Preguntas frecuentes
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Puedo conciliar varias cuentas bancarias?
Sí, cada cuenta se concilia por separado y el sistema mantiene el saldo de cada una. -
Qué pasa con los cheques no cobrados?
Quedan identificados como partidas pendientes hasta que el banco los refleje, que es exactamente el tipo de diferencia que la conciliación debe explicar. -
Con qué bancos funciona?
Trabaja sobre los movimientos que exporta el banco. La integración directa con una entidad específica se puede desarrollar mediante el módulo de APIs. -
Qué pasa con las diferencias que no calzan?
Quedan señaladas para revisión manual, con su detalle, en lugar de conciliarse a la fuerza. -
Sirve para recaudaciones de muchos clientes pequeños?
Sí, es justamente donde más tiempo ahorra, porque el cruce automático resuelve la mayoría de las líneas.
