Tareas

Permite asignar tareas a colaboradores, ponerles fecha límite y darles seguimiento hasta que se completen, con visibilidad de qué está pendiente, en proceso o atrasado.

Para qué sirve

Los pendientes de un equipo suelen vivir en tres lugares a la vez: un cuaderno, un grupo de WhatsApp y la cabeza de alguien. El resultado es predecible: se duplica trabajo, se olvida lo que no urgía y nadie sabe con certeza en qué está cada quien.

El módulo pone esos pendientes en una lista compartida con responsable y fecha, que es lo mínimo para que un equipo trabaje coordinado.

Qué incluye

• Asignación de tareas con responsable y fecha límite
• Estados de avance (pendiente, en proceso, completada)
• Notificaciones de tareas próximas a vencer
• Comentarios y archivos adjuntos por tarea
• Vista de tareas por usuario o por proyecto

Cómo funciona en el día a día

Cada tarea se registra con su descripción, la persona responsable y la fecha en que debe estar lista. Desde ahí avanza por los estados que el equipo defina hasta completarse.

Como todo el equipo ve la misma lista, no hace falta la reunión de los lunes para saber en qué va cada cosa: el estado está a la vista.

Las tareas se pueden asociar a un cliente o a un proyecto, de modo que al abrir ese cliente se vea qué hay pendiente con él sin buscar en otro lado.

Con qué otros módulos se integra

• Clientes: permite ver qué hay pendiente con cada cliente
• Tickets de Asistencia: una solicitud de soporte puede derivar en tareas concretas
• Administración de Usuarios: las tareas se asignan a personas del equipo
• Integración con Google Calendar: las fechas de las tareas se pueden sincronizar con el calendario

Para qué tipo de negocio

Le sirve a equipos pequeños y medianos que hoy coordinan por mensajería, donde el problema no es la falta de compromiso sino la falta de un lugar común donde mirar.

También a negocios que manejan trabajo por proyecto, donde una entrega depende de varias tareas de personas distintas y perder una atrasa todo lo demás.

En empresas de servicio ayuda a que los compromisos con clientes no dependan de que alguien se acuerde: quedan registrados con fecha y responsable.

Qué tener en cuenta al implementarlo

Hay que empezar con pocos estados. La tentación de modelar el flujo completo con ocho etapas termina en que nadie actualiza nada y la lista queda desactualizada, que es peor que no tenerla.

También conviene acordar que la lista sea la única fuente. Si algunas tareas se registran y otras siguen por mensajería, el módulo no resuelve el problema que venía a resolver.

Preguntas frecuentes

• Puedo asociar una tarea a un proyecto?

  Sí, además de asociarla a un cliente. Eso permite ver todo lo pendiente de un proyecto en un solo lugar, sin revisar la lista completa del equipo.

• Puedo ver las tareas de un período pasado?

  Sí, el historial permite filtrar por fechas y revisar qué se completó en una semana o un mes determinado.

• Puedo asignar una tarea a varias personas?

  Cada tarea tiene un responsable claro, que es lo que evita que algo quede sin dueño. Si requiere varios, se divide en tareas ligadas.

• Avisa cuando una tarea está por vencer?

  Las fechas permiten identificar lo que vence pronto, y sincronizando con Google Calendar el aviso llega donde la persona ya lo mira.

• Sirve para tareas recurrentes?

  Sí, se pueden registrar pendientes que se repiten con una periodicidad definida.

• Puedo ver la carga de trabajo de cada persona?

  Sí, filtrando por responsable se ve cuántos pendientes tiene cada quien y con qué fechas.

• Qué pasa con las tareas completadas?

  Quedan en el historial, lo que permite revisar qué se hizo en un período determinado.