Administra las cuentas de acceso al sistema y los permisos de cada una — qué módulos puede ver, qué acciones puede hacer (consultar, crear, editar, eliminar) — para que cada colaborador tenga acceso solo a lo que le corresponde.
Para qué sirve
En un sistema donde está la información financiera del negocio, que todos vean todo no es práctico ni prudente. El vendedor no necesita ver la planilla y el bodeguero no necesita anular facturas.
El módulo define quién entra y qué puede hacer cada quien, que es la base sobre la que descansa la confiabilidad de todo lo demás.
Qué incluye
- Roles y permisos configurables por módulo
- Control de acceso por sucursal o departamento
- Bloqueo y reactivación de usuarios
- Historial de accesos
- Recuperación de contraseña segura
Cómo funciona en el día a día
Cada persona tiene su propio usuario, con su clave. Eso ya resuelve el problema más común, que es el usuario compartido donde nunca se sabe quién hizo qué.
Los permisos se asignan por perfil, agrupando lo que puede hacer un rol completo, y se pueden ajustar por persona cuando alguien necesita algo particular.
El control llega al nivel de la acción, no solo del módulo: alguien puede tener permiso para crear una factura pero no para anularla, o para ver un reporte pero no para modificar los datos que lo alimentan.
Con qué otros módulos se integra
- Bitácora de Registros: registra qué hizo cada usuario dentro del sistema
- Planillas: restringe el acceso a la información salarial
- Reportes: cada usuario ve solo los reportes de su área
- Tickets de Asistencia: define quién puede atender cada tipo de solicitud
Para qué tipo de negocio
Le sirve a cualquier negocio con más de una persona usando el sistema, y se vuelve crítico apenas hay rotación de personal, porque dar de baja un usuario es inmediato mientras que cambiar una clave compartida obliga a avisarle a todos.
También a empresas que manejan información sensible como planillas o costos, donde limitar el acceso no es desconfianza sino una práctica normal de control interno.
En negocios con sucursales permite además que cada una vea su propia operación sin acceder a la de las demás.
Qué tener en cuenta al implementarlo
Conviene definir los perfiles antes de crear usuarios, pensando en roles y no en personas. Si se asignan permisos uno por uno, mantener el esquema se vuelve inmanejable en cuanto entra o sale alguien.
También hay que revisar los permisos periódicamente. Con el tiempo la gente acumula accesos que necesitó una vez y nadie retiró después, que es como se erosiona el control sin que nadie lo decida.
Preguntas frecuentes
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Puedo ver qué permisos tiene una persona?
Sí, desde su ficha se ve el perfil asignado y los permisos particulares que tenga por encima de ese perfil. -
Conviene un usuario por persona o por puesto?
Por persona, siempre. Un usuario compartido hace imposible saber quién hizo qué, y es lo que le quita valor a la bitácora. -
Puedo tener perfiles distintos por sucursal?
Sí, los permisos pueden limitar el acceso a la información de una sucursal específica. -
Qué pasa cuando alguien deja la empresa?
Su usuario se desactiva y pierde el acceso de inmediato, conservando el historial de lo que hizo mientras trabajó. -
Puedo dar permiso temporal a alguien?
Sí, los permisos se ajustan en cualquier momento y se pueden retirar cuando la necesidad pase. -
Se puede limitar el horario de acceso?
Ese tipo de restricción se puede implementar como parte de un desarrollo a la medida. -
Cuántos usuarios admite?
No hay un límite técnico. La cantidad se define según cómo trabaje el negocio.
