La mayoría de las demostraciones empiezan por el odontograma, que es lo vistoso. El día a día de una clínica se juega antes: en la agenda, en si el expediente se puede comparar consigo mismo y en si al final hay que digitar el tratamiento otra vez para facturarlo.
Lo primero no es el odontograma: es la agenda
En una clínica la pregunta que más se repite no es clínica, es logística: «¿a qué hora tengo libre el sillón?». Si para contestarla hay que hojear un cuaderno o cruzar tres agendas de tres profesionales, el sistema no le está resolviendo el problema que más veces aparece en el día.
Pida ver el día abierto sillón por sillón, no solo el calendario del mes. Son dos vistas distintas y sirven para cosas distintas: el mes para planificar, el día por sillón para contestarle a quien está en el teléfono.
El odontograma tiene que ser un dato, no un dibujo
Un odontograma en papel —o un PDF escaneado— no se puede comparar consigo mismo. El de hace dos años y el de hoy son dos hojas que alguien tiene que poner una al lado de la otra.
Cuando el odontograma es un dato, el sistema calcula solo los índices y usted puede sacar un informe o una cotización de lo que acaba de marcar, sin volver a escribirlo.
- Que soporte dentición permanente, temporal y mixta: en odontopediatría la mixta es la norma, no la excepción.
- Que se marque por cara y por raíz, no por pieza completa.
- Que distinga lo realizado de lo indicado: no es lo mismo el estado de la boca que el plan de tratamiento.
- Que calcule los índices CPO-D sin que nadie los cuente a mano.
El expediente: antecedentes, evolución y un cuestionario que usted define
Cada clínica pregunta cosas distintas en la primera consulta. Un sistema que trae un cuestionario fijo obliga a anotar en «observaciones» todo lo que no cupo, y eso después no se puede buscar ni contar.
Lo que conviene pedir es un cuestionario configurable y notas de evolución por consulta, para que el historial se lea como una línea de tiempo y no como un archivo de documentos sueltos.
Que la factura salga del mismo lugar
Es el punto donde más clínicas terminan digitando dos veces: se registra el tratamiento en el expediente y después se vuelve a escribir en otro programa para emitir la factura electrónica. Cada digitada repetida es una oportunidad de que los dos números dejen de coincidir.
Pregunte si la facturación ante Hacienda está incluida y si se emite desde el propio expediente. Si la respuesta es que «se integra», pida ver esa integración funcionando con un caso real, no en una diapositiva.
Lo que conviene preguntar antes de firmar
Cinco preguntas que ordenan cualquier demostración:
- ¿Puedo ver el día por sillón y agendar desde ahí, en dos clics?
- ¿El odontograma soporta dentición mixta y calcula los índices solo?
- ¿El cuestionario de la primera consulta lo defino yo?
- ¿La factura electrónica sale del mismo expediente o hay que pasar a otro programa?
- ¿Qué pasa con mis datos si un día me quiero ir? ¿En qué formato me los llevo?
Preguntas frecuentes
Sí, y suele ser donde más rápido se nota: en un consultorio de una sola persona la agenda, el expediente y el cobro los lleva la misma persona, muchas veces entre paciente y paciente. Lo que cambia con varios profesionales no es la necesidad, es el problema: ahí el asunto deja de ser la agenda de uno y pasa a ser el cruce de todas.
No hace falta pasarlos todos de entrada. Lo habitual es empezar por los pacientes activos —los que vuelven— y dejar el resto en papel hasta que aparezcan. Pregunte igual si el sistema permite cargar pacientes desde un archivo, porque pasar cien fichas a mano es un trabajo que conviene hacer una sola vez.
En Costa Rica la facturación electrónica no es opcional, así que la pregunta no es si el sistema la tiene sino desde dónde se emite. Si se emite desde el expediente del paciente, el tratamiento se digita una vez. Si hay que pasar a otro programa, se digita dos.
Debería poder. En una clínica con varios sillones, la vista general sirve para recepción, pero cada profesional quiere ver su propio día. Pida que la agenda se pueda filtrar por profesional y que cada tipo de cita —valoración, control, urgencia, seguimiento— se distinga de un vistazo.
Este artículo es información general, no asesoría tributaria ni legal, y refleja las reglas vigentes a la fecha de su última actualización. Para su caso concreto, consulte a su contador.
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