Gestión de tareas y pendientes del equipo
Permite asignar tareas a colaboradores, ponerles fecha límite y darles seguimiento hasta que se completen, con visibilidad de qué está pendiente, en proceso o atrasado.
Los pendientes de un equipo suelen vivir en tres lugares a la vez: un cuaderno, un grupo de WhatsApp y la cabeza de alguien. El resultado es predecible: se duplica trabajo, se olvida lo que no urgía y nadie sabe con certeza en qué está cada quien.
El módulo pone esos pendientes en una lista compartida con responsable y fecha, que es lo mínimo para que un equipo trabaje coordinado.
Qué incluye
Tarea con descripción, responsable y fecha límite: lo mínimo para que un pendiente deje de vivir en la cabeza de alguien
Estados que el equipo define y que avanzan a la vista: pendiente, en proceso, completada
La misma lista para todos, así que el estado de cada cosa no depende de la reunión de los lunes
Tareas asociadas a un cliente o a un proyecto, para ver al abrirlo qué queda pendiente con él
Comentarios y archivos adjuntos en la tarea, donde corresponden y no en un chat aparte
Aviso de las tareas próximas a vencer, antes de que se venzan
Vista por persona, para ver la carga de trabajo de cada quien antes de asignarle una más
Cómo funciona
Cada tarea se registra con su descripción, la persona responsable y la fecha en que debe estar lista. Desde ahí avanza por los estados que el equipo defina hasta completarse.
Como todo el equipo ve la misma lista, no hace falta la reunión de los lunes para saber en qué va cada cosa: el estado está a la vista.
Las tareas se pueden asociar a un cliente o a un proyecto, de modo que al abrir ese cliente se vea qué hay pendiente con él sin buscar en otro lado.
Para quién es
Le sirve a equipos pequeños y medianos que hoy coordinan por mensajería, donde el problema no es la falta de compromiso sino la falta de un lugar común donde mirar.
También a negocios que manejan trabajo por proyecto, donde una entrega depende de varias tareas de personas distintas y perder una atrasa todo lo demás.
En empresas de servicio ayuda a que los compromisos con clientes no dependan de que alguien se acuerde: quedan registrados con fecha y responsable.
Cómo se implementa
Hay que empezar con pocos estados. La tentación de modelar el flujo completo con ocho etapas termina en que nadie actualiza nada y la lista queda desactualizada, que es peor que no tenerla.
También conviene acordar que la lista sea la única fuente. Si algunas tareas se registran y otras siguen por mensajería, el módulo no resuelve el problema que venía a resolver.
Se integra con
Clientes
permite ver qué hay pendiente con cada cliente
Tickets de asistencia
una solicitud de soporte puede derivar en tareas concretas
Administración de usuarios
las tareas se asignan a personas del equipo
Integración con Google Calendar
las fechas de las tareas se pueden sincronizar con el calendario
Preguntas frecuentes
Sí, además de asociarla a un cliente. Eso permite ver todo lo pendiente de un proyecto en un solo lugar, sin revisar la lista completa del equipo.
Sí, el historial permite filtrar por fechas y revisar qué se completó en una semana o un mes determinado.
Cada tarea tiene un responsable claro, que es lo que evita que algo quede sin dueño. Si requiere varios, se divide en tareas ligadas.
Las fechas permiten identificar lo que vence pronto, y sincronizando con Google Calendar el aviso llega donde la persona ya lo mira.
Sí, se pueden registrar pendientes que se repiten con una periodicidad definida.
Sí, filtrando por responsable se ve cuántos pendientes tiene cada quien y con qué fechas.
Quedan en el historial, lo que permite revisar qué se hizo en un período determinado.