Similar a una cotización pero orientada a trámites formales (aduanas, aprobaciones de compra, gestiones bancarias): detalla productos, precios y condiciones sin generar todavía una obligación de facturación.
Para qué sirve
Hay trámites que exigen un documento formal antes de que exista una venta: una importación que necesita respaldo para el desalmacenaje, una solicitud de crédito que pide comprobante del monto, una aprobación interna del cliente que requiere papel antes de emitir la orden.
La factura proforma cubre exactamente ese vacío. Tiene la forma de una factura y el detalle de una factura, pero no es un documento de venta ni genera obligación tributaria.
Qué incluye
- Numeración y control independiente de facturas
- Condiciones de pago y entrega detalladas
- Exportación en formato listo para trámites
- Conversión a factura u orden de compra
- Historial y reimpresión
Cómo funciona en el día a día
Se arma con la misma información de una cotización o una factura: cliente, productos, cantidades, precios y condiciones. El documento sale identificado como proforma, para que no haya confusión con una factura real.
Como no es un comprobante de venta, no afecta el inventario ni genera cuentas por cobrar. Queda como respaldo del trámite y se puede convertir en factura cuando la operación se concrete.
Para negocios que importan es especialmente útil, porque el mismo documento sirve para el trámite aduanero y después como base de la factura definitiva.
Con qué otros módulos se integra
- Facturación: la proforma se convierte en factura cuando la operación se concreta
- Cotizaciones: comparten la estructura del documento y el catálogo de productos
- Clientes: usa los datos y condiciones registrados del cliente
Para qué tipo de negocio
Conviene tenerlo aunque se use poco. Es de esos módulos que no se necesitan todos los días, pero cuando aparece el trámite que lo exige, resolverlo en minutos con la información que ya está en el sistema evita frenar una operación por un documento.
Le sirve sobre todo a importadores y a negocios que venden a empresas con procesos de aprobación internos, donde el cliente necesita un documento formal antes de poder emitir la orden de compra.
También a quienes tramitan crédito para sus clientes, porque la proforma es el respaldo que suelen pedir las entidades financieras para conocer el monto y el detalle de la operación.
Qué tener en cuenta al implementarlo
Lo importante es que el documento quede claramente identificado como proforma y no se confunda con una factura, tanto para el cliente como para quien lo recibe del otro lado del trámite. El formato debe dejarlo explícito.
Si el negocio importa con frecuencia, conviene revisar qué datos exige el trámite aduanero o la entidad financiera con la que se trabaja, para que la proforma los incluya desde el principio y no haya que rehacerla.
Preguntas frecuentes
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Puedo convertir una proforma en factura?
Sí, con la misma información y sin volver a digitar las líneas del documento. -
Puedo emitir una proforma en otra moneda?
Sí, siempre que el catálogo maneje esa moneda, lo cual es habitual en operaciones de importación. -
La proforma lleva consecutivo?
Lleva su propia numeración, separada de la de facturas, para que no se mezclen los documentos comerciales con los de venta. -
Cuál es la diferencia entre proforma y cotización?
La cotización es una oferta comercial con vigencia; la proforma es un documento formal que respalda un trámite. En la práctica se parecen, pero se usan en momentos distintos. -
La proforma afecta mi inventario o mis impuestos?
No. No es un comprobante de venta: no descuenta existencias ni genera obligación tributaria. -
Sirve para trámites de importación?
Sí, es uno de sus usos más frecuentes, porque respalda el valor de la mercadería antes de que exista la factura definitiva.
