Permite generar cotizaciones profesionales para clientes potenciales, darles seguimiento (pendiente, aprobada, rechazada, vencida) y convertirlas en factura con un clic cuando el cliente acepta, sin digitar la información de nuevo.
Para qué sirve
Antes de una venta grande casi siempre hay una cotización, y ahí es donde muchos negocios pierden información. La cotización se arma en una hoja de cálculo, se envía por correo y después nadie sabe cuántas se enviaron, cuáles siguen vivas ni cuáles se perdieron contra la competencia.
Este módulo convierte esa etapa en parte del sistema: cada cotización queda registrada con su cliente, sus productos y su estado, y cuando el cliente aprueba se transforma en factura sin volver a digitar nada.
Qué incluye
- Plantillas de cotización personalizables
- Vigencia y vencimiento automático
- Conversión directa a factura
- Historial de cotizaciones por cliente
- Envío por correo y descarga en PDF
Cómo funciona en el día a día
La cotización se arma igual que una factura, tomando productos del catálogo con sus precios vigentes. Se le puede poner una vigencia, condiciones de pago y las observaciones que el cliente necesite ver.
Mientras está abierta se le puede dar seguimiento y cambiar su estado según avanza la negociación. Si el cliente pide ajustes, se modifica sin perder la versión anterior del historial.
Cuando la aprueban, la cotización se convierte en factura directamente. Ese paso es el que elimina el error clásico de digitar de nuevo veinte líneas de producto y equivocarse en una.
Con qué otros módulos se integra
- Facturación: la cotización aprobada se convierte en factura sin redigitar
- Gestión de Inventario: toma los productos y precios vigentes del catálogo
- Clientes: guarda el historial de cotizaciones de cada cliente
- Reportes: permite medir cuántas cotizaciones se convierten en venta
Para qué tipo de negocio
Un indicador que suele sorprender al implementarlo es la tasa de conversión real: cuántas de las cotizaciones que salen del negocio terminan en venta. Muchos negocios lo estiman de memoria y el número real resulta bastante distinto, lo que abre la conversación sobre precios, tiempos de respuesta o a qué tipo de cliente conviene dedicarle esfuerzo.
Es especialmente útil en negocios donde la venta no es inmediata y pasa por una etapa de negociación: proyectos, equipos, materiales, servicios profesionales. Si el cliente pide precio antes de comprar, este módulo aplica.
En negocios con varios vendedores el valor es doble, porque además de agilizar el documento permite ver cuántas cotizaciones genera cada quien y cuántas terminan en venta.
Qué tener en cuenta al implementarlo
Conviene definir desde el inicio quién puede cotizar y con qué margen de descuento, porque una cotización enviada es un compromiso comercial. El control de acceso por usuario permite que cada vendedor cotice sin poder bajar precios más allá de lo autorizado.
También vale la pena acordar los textos fijos —condiciones de pago, tiempos de entrega, vigencia— para que todas las cotizaciones que salgan del negocio digan lo mismo, sin depender de lo que recuerde cada quien al momento de armarla.
Preguntas frecuentes
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Puedo copiar una cotización anterior?
Sí, se puede tomar una cotización previa como base para armar una nueva, lo que ahorra tiempo con clientes que piden lo mismo con frecuencia. -
La cotización refleja el precio actualizado?
Toma los precios vigentes del catálogo al momento de armarla. Si el precio cambia después, la cotización emitida conserva el que se le ofreció al cliente. -
Se puede cotizar algo que no está en el inventario?
Sí. Se pueden agregar líneas libres con descripción y precio propios, útil para servicios o productos por encargo. -
La cotización tiene vencimiento?
Se le puede definir una fecha de vigencia, que queda impresa en el documento para que el cliente sepa hasta cuándo se respetan esos precios. -
Qué pasa con las cotizaciones que no se concretan?
Quedan registradas con su estado. Sirven para medir la tasa de conversión y para retomar al cliente más adelante.
